Intorno a un tavolo, ma comodi

LA RACCOLTA DI INFORMAZIONI E' LA FASE PIU' DELICATA DI UNA NEGOZIAZIONE, MA ESSERE BEN PREPARATI SIGNIFICA ANCHE ESSERE PRONTI A CAMBIARE APPROCCIO E STRATEGIA

di Leonardo Caporarello, SDA Bocconi professor di Organizzazione e personale

Negoziare o non negoziare? La risposta è semplice: negoziare in tutti i casi in cui le persone assegnano un valore diverso ad una stessa risorsa. È facile quindi intuire come le situazioni in cui negoziare siano davvero tante. Dunque, il problema non è tanto se farlo o meno bensì come farlo. Uno dei più importanti fattori critici di successo delle negoziazioni è dato dalla capacità dei negoziatori di essere “ben preparati”.
Prepararsi ad una negoziazione significa saper raccogliere e selezionare informazioni sul contesto di riferimento e la specifica situazione negoziale, la controparte, gli interessi e il valore che ciascuna parte assegna alla risorsa oggetto del processo negoziale.
Molti negoziatori prendono tipicamente in considerazione solo le informazioni a cui hanno più facilmente e velocemente accesso. Ma questo è sufficiente per ritenersi ben preparati?
Spesso no. Il processo negoziale sarà maggiormente di successo quando il negoziatore – durante la fase di preparazione – investe del tempo nella ricerca di informazioni nuove, non già in suo possesso.
Focalizzarsi solo sulle informazioni possedute è uno dei più frequenti comportamenti che influenzano negativamente l’efficacia del processo negoziale.
Tanto maggiore è l’abilità dei negoziatori di ricercare e selezionare le informazioni, quanto più aumenta la loro preparazione e maggiore è la probabilità che la negoziazione abbia successo.
Essere ben preparati significa anche essere pronti a cambiare approccio o strategia negoziale. I negoziatori non devono a tutti i costi seguire lo schema secondo il quale si sono preparati per gestire il processo. Al contrario, il negoziatore ben preparato è in grado di gestire l’incertezza e l’imprevisto, come ad esempio quando, durante l’incontro con la controparte, viene a conoscenza di alcune nuove informazioni che possono richiedergli di modificare schema negoziale.
In breve, i negoziatori di successo devono essere capaci di gestire le informazioni secondo due dimensioni: as-known, to be-known.
 
➜ ricerca ed analisi a braccetto
In altri termini, le informazioni andrebbero gestire secondo l’espressione ExE, ovvero Exploring x Exploiting, il che significa che i negoziatori devono saper bilanciare la ricerca di nuove informazioni utili al processo negoziale (exploring) con l’analisi in dettaglio delle informazioni già possedute e utili al processo negoziale (exploiting).
L’abilità di bilanciare ExE è particolarmente rilevante nel caso in cui la negoziazione sia caratterizzata da elevata incertezza e elevato livello di rischio, le regole non siano chiaramente definite e la relazione tra i negoziatori sia ancora non matura/consolidata.
Ecco allora tre suggerimenti per migliorare le capacità negoziali già nel breve termine.
Il primo suggerimento è relativo al tipo di relazione che si instaura tra il negoziatore e il suo mandante. In genere è possibile descrivere questa relazione secondo il rapporto di agenzia. I negoziatori devono tenere costantemente in considerazione che devono perseguire gli interessi e gli obiettivi definiti nel loro mandato, secondo i margini di manovra in esso definiti, senza che questi siano influenzati dal proprio interesse o obiettivo.
 
➜ conoscere contesto e attori
Il secondo riguarda il tipo di negoziazione. Anche se alcune negoziazioni sembrano simili tra loro, in effetti ci sono sempre delle differenze.
Numerosi fattori determinano le differenze tra le negoziazioni. Tra questi, i due più significativi sono il contesto e gli attori negoziali. Avere una buona conoscenza di entrambi questi fattori aiuta i negoziatori a definire sia la strategia da utilizzare sia lo stile negoziale da adottare. Inoltre, si tratta di fattori dinamici ovvero che possono cambiare nel corso del processo negoziale e, di conseguenza, anche strategia e stile possono cambiare.
Il terzo fa riferimento agli effetti dell’accordo. Una volta che gli attori negoziali hanno definito e formalizzato un accordo, devono attuarlo esattamente secondo quanto concordato. Questo aiuta a costruire fiducia e credibilità tra le parti negoziali.